SEIPASA facilita a sus clientes la gestión de pedidos a través del Intercambio Electrónico de Documentos

Desde el Departamento de Administración de SEIPASA se ha llevado a cabo una serie de mejoras tecnológicas en el tratamiento de diversos procesos administrativos y de gestión de la empresa, encaminadas a facilitar las relaciones comerciales con nuestros clientes. Entre ellas destaca la implantación del Intercambio Electrónico de Documentos (EDI), que consiste en el intercambio electrónico de documentos, en un formato normalizado, entre los sistemas informáticos de quienes participan en una relación comercial.

Según el Director de Administración de SEIPASA, Raúl Martín, “hemos implantado este método para la recepción de pedidos (mensaje ORDERS) y el envío de facturas (mensaje INVOIC); aunque en el futuro, si así lo demandan los clientes, estamos capacitados para trabajar con otros mensajes estándar”. En este sentido, el uso de este tipo de mensajes implica diversas ventajas:

1º) Automatización de los pedidos. Éstos llegan en un mensaje EDI y el sistema de gestión de SEIPASA lo vuelca y genera un pedido sin necesidad de transcribir un fax o un correo electrónico.

2º) Considerable optimización de la gestión del pedido. Se evita la transcripción del mismo, con el ahorro económico que implica.

3º) Eliminación de los posibles errores en la transcripción de pedidos.

4º) Eliminación total del papel y el correo en la generación de facturas. Las facturas EDI van firmadas digitalmente, tienen plena validez legal y no hace falta tener copia de la misma en papel.

5º) La factura EDI se integra directamente en el sistema del cliente. Con lo cual el tratamiento manual de las mismas para su cotejo y la contabilización, se eliminan.

6º) Agilización en el proceso de cobro de la factura, debido a que el tratamiento administrativo de la misma, por parte del cliente, se acorta.

7º) Eliminación de espacio físico de archivo

Estudios de eficacia

Diferentes estudios concluyen que el uso del sistema EDI supone un ahorro en los costes de emisión de facturas de 7,42 euros por factura. Por este motivo, dicho sistema es ya una realidad en grandes cadenas de distribución de la cual SEIPASA es proveedor. En nuestro caso, representa alrededor de un 30% del volumen de facturas anual